Warum verwalten von Aufgaben mit E-Mails, Excel und Co. scheitert ?
Die Nachteile einer Excel/ und E-Mailliste Sie ist dezentral, unübersichtlich und oftmals schon beim Speichern veraltet. Zudem müssen alle Daten Manuell eingepflegt und ausgewertet werden.
- Arbeitsschritte bei der Interpretation von Texten (Raum für Missverständnisse)
- Unstrukturierte Aufgabenverlauf (Losgelöste Entwicklung)
- E-Mails u.a. Aufgaben und Dokumente werden versehentlich gelöscht.
- Unzureichenden Feedback bezüglich Aufgabenstatus
- Nicht zufrieden stellende Dokumentationen
- Aufgabenverfolgung ist sehr zeitaufwendig
- Unnötige Datenaufkommen (Belastung auf Server & Neztwerk)
- Keine Versionspflege und Historie von Aufgaben und Dokumenten (Gefahren des „Infomülls“)
Arbeitsalltag in Unternehmen - Belastung der Mitarbeiter
Es gibt verschiedene Formen, wie heute Aufgabenstellungen umständlicherweise an die Verantwortlichen oder Ausführenden übergeben werden können – in form von E-Mail, Telefon, Meetings, Papier und zwichen "Tür & Angel". Allen Vorgehensweisen ist gemeinsam, dass die Inhalte zwischen dem Sender der Aufgaben und dem Empfänger vereinbart sein müssen und möglichst keinen Interpretationsspielraum lassen. Nach Übernahme der Aufgaben ist es nun Sache des Empfängers, Übernehmenden oder Verantwortlichen die Realisierung des Aufgabeninhalts sicherzustellen.
Dauerbelastungen im Job zwingen immer mehr Beschäftigte in die Knie.
Der gefühlte Stress hat zugenommen. Was wir konkret tun können, um dem Stress effektiv zu begegnen, wie unsere Stressresistenz verbessern und Ressourcen besser nutzen können.?
Quelle: http://www.zdf.de/ZDFmediathek/beitrag/video/1869498/
Wie sich der "E-Mail flut" Informationsflut beherrschen lässt?
Laut Studien und IT-Experten liegen die Ursachen an dem fundamental falschen Ansatz der meisten Unternehmen, ihre Aufgaben & Projekte aufzusetzen, zu managen und zu führen. „Die meisten Unternehmen steuern ihre Projekte nach wie vor mit komplexen Excel-Listen, wahren E-Mail-Fluten und ungezählten Telefonaten und zahlreiche Meetings,“
In vielen Firmen herrscht ein Informationsoverkill bei den Mitarbeitern, die ständig E-Mails lesen und beantworten müssen, Excel-Dateien aktualisieren oder sich in irgendwelchen langatmigen Abstimmungsmeetings verschleißen, anstatt sich um die Erledigung ihrer Aufgaben zu kümmern“,. Unternehmen müssten sich radikal wandeln und moderne Technologien einsetzen, die die Mitarbeiter unterstützen und fördern, statt sie zu überfordern. „Das kann zum Beispiel durch den Aufbau eines zentralen Aufgabenportals geschehen, in dem alle Informationen den jeweils kleinsten, den ‚atomaren’ Bausteinen eines Projektes und einer konkreten Aufgabe zugeordnet sind“, sagen die Experten.
Aufgaben über E-Mails sind zu einer Plage geworden
Quelle: Manager Magazin Online
http://www.manager-magazin.de/unternehmen/it/0,2828,887179,00.html
„Mails drohen zur Arterienverkalkung moderner Organisationen zu werden“
Herausforderung:
- Die wichtigen E-Mails in der Flut zu erkennen.
- Die Essenz der E-Mails zu erfassen, die darin enthaltenen Aufgaben zu entschlüsseln und zu erledigen bzw. erledigen zu lassen.
- Qualitätsbestimmung von Zusammenarbeit in Gruppen & Teams
Konsequenz:
Die Arbeitseffizienz sinkt - dies verursacht Stress und kostet Zeit und Geld!
Trotz all Ihrer Anstrengungen sieht Ihr Arbeitsalltag wie folgt aus:
- viel (manchmal zuviel) Zeit in Meetings
- ständiges Suchen nach Arbeitsunterlagen und Dokumenten
- "Multitasking" ist an der Tagesordnung
- die Verfolgung von Zielen, Aufgaben und Maßnahmen ist extrem zeitaufwendig
- wichtige Aufgaben werden "einfach" vergessen
- ein "Real-Time" Überblick fehlt
- Viel Wissen geht verloren
- der Kopf ist nicht frei - Zeit für wesentliche Dinge fehlt.
Alternative - Intuitive Arbeitsmethoden und eine klare grafische Benutzeroberfläche.
Aufgabenmanagement dient dem Beherrschen der organisatorischen Komplexität
In einer Welt des beschleunigten Wandels mit steigendem Wettbewerbsdruck durch die Globalisierung, in dem das Wissen exponentiell wächst und sich Innovationszyklen immer weiter verkürzen, sollen die Projekte auch neue Methoden vorschlagen um externes Wissen und Kompetenz in die Projektbearbeitung kontinuierlich einzubeziehen.
Online-Zusammenarbeit erleben wachsenden Zuspruch, immer mehr Unternehmen nutzen die Möglichkeiten interaktiver Zusammenarbeit. Um diese möglichst hürdenfrei zu ermöglichen, bietet die Web 2.0 Technologie mehr als die "Passive Vissualisierung".
Web 2.0 Anwendungen (Aufgaben- Projektmanagement 2.0) führen alle die Aufgaben zusammen, die ein grenzenloses Arbeiten unabhängig von Ort, Uhrzeit sowie Organisationszugehörigkeit gewährleisten. Und dies mit einem minimalen Aufwand. Sie benötigen keine Softwareinstallation, sondern lediglich einen Internetzugang.
Das Businesstool für orts- und plattformunabhängige Zusammenarbeit
TeamOne Portal ist die Antwort auf eine sich verändernde Arbeitswelt.
Mitglieder von Arbeitsgruppen sind in der Regel nicht mehr örtlich zusammengefasst, sondern global auf unterschiedlichste Standorte verteilt. Ebenso können sie unterschiedlichen Organisationseinheiten angehören. Teamarbeit ist bei diesen Gegebenheiten nur möglich, wenn Raum und Zeit in einem Medium zusammengeführt werden. Teammitglieder müssen gemeinsam Dokumente nutzen, Termine koordinieren, Aufgaben managen, Kontakte pflegen, barrierefrei kommunizieren können und noch einiges mehr.
Intuitives Aufgabenmanagement 2.0
Mit TeamOne werden Sie "intuitiv" Schritt für Schritt in das Thema Aufgabenmanagement ohne großen Schulungsaufwand eingeführt.
TeamOne Portal führt alle die Anwendungen zusammen, die ein grenzenloses Arbeiten unabhängig von Ort, Uhrzeit sowie Organisationszugehörigkeit gewährleisten. Und dies mit einem minimalen Aufwand. Sie benötigen keine Softwareinstallation, sondern lediglich einen Internetzugang.
Aufgaben, Stand, Entwicklung und Wissen visuell und interaktiv erfahren.
"Wissen wo man steht" - Unnötige Zeit- und kostenintensive Reibungsverluste minimieren
Auf Ihrem Bildschirm öffnen sich dann die Businesstools, die Sie benötigen, um globalisiert, intuitiv und sicher im Team arbeiten zu können.
Aufgabenmanagement dient dem Beherrschen der organisatorischen Komplexität und ist damit Qualitätsmanagement
- Der dynamische Alltag wird zunehmend von Aufgaben, weniger von Prozessen bestimmt
- Kernfrage bei jeder Aufgabe: Ist sie unternehmerisch?
- Bedeutung von Transparenz
- zur gezielten Führung
- damit nichts versandet
- für geeignetes Controlling
- für maximale Effizienz
- Gutes Aufgaben und Prozessmanagement hat genau eine Datenbasis und minimale Medienbrüche
Bereits hier kommt das Managen von Aufgaben zum Tragen, da beim Erkennen von Störungen eine Rückmeldung an den Absender der Aufgabe von diesem erwartet wird. Nur so kann frühzeitig auf Störungen reagiert werden. Ferner liegt es in der Verantwortung des Aufgabenbearbeiters den Bearbeitungsstand einer Aufgabe zurückzumelden, um zum einen den Bearbeitungsfortschritt sowie auch das Ergebnis transparent zu gestalten .
Systematisches Aufgabenmanagement ist eng mit konsequentem Zeitmanagement verbunden.
Der Abschluss einer Aufgabe sollte ebenso vereinbart werden, wie der Arbeitsbeginn – und innerhalb z. B. einer Aufgabenübersicht sollte erkennbar sein, welche Aufgaben noch „in Bearbeitung“ und welche Aufgaben bereits „erledigt“ oder erfüllt sind.
Was bedeutet das neue Zeit- und Aufgabenmanagement?
Tägliche Arbeitsprozesse vereinfachen mit Web-Software
Medien sinnvoll zur Kommunikation nutzen
Ideal für verteilte Teams; Egal wo oder wann, immer im Bilde
Transparenz:
TeamOne erstellt automatisch Workflow & Gantt-Diagramm aus vohandenen Aufgaben
Lösung:
eXsolut bietet die perfekte Technologie und perfekte Lösungen für Probleme dieser Art. Mit unserem Produkt TeamOne schaffen Sie die Grundlage für:
Ergebnisse "in Time", "in Budget" und "in Quality"
- Transparenz und Überblick - zu jedem Zeitpunkt
- fehlerfreiere und effektivere Zusammenarbeit (unabhängig von Ort und Zeit)
- Fokus auf "Umsetzung" - und nicht auf "Suchen und Nachhaken"
- "zweites Uhrwerk" - so gut wie nichts wird mehr vergessen
- Qualität und Compliance als Unternehmensprozess
- kürzere "time to market"
- mehr Zeit fürs Wesentliche...
Ihre IT-Abteilung wird sich freuen, weil unsere Lösungen auf offenen Standards basieren und Ihre Kommunikationsinfrastruktur wie Outlook, Lotus Notes, Mailsysteme, Kalendersysteme, CRM und ERP-Systeme mit einbeziehen. Die eXsolut-Architektur nutzt das Beste aus Internet-Standards, Web 2.0 Technologien und integrierten Business Intelligence- und Reporting-Tools.
Komplexität vermeiden durch eine Kultur der Einfachheit. Für effiziente Zusammenarbeit - Aufgaben-Portal mit eXsolut to do Software:
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