Die vorerst kritische Hinterfragung und die ausgiebig reflektierte Annahme von neuen Technologien prägt die deutsche, qualitätsorientierte Arbeitskultur. Diese Prozedur spielt sich auch bei der Digitalisierung ab. Digitalisierung muss vor allem in deutschen Unternehmen zuerst verstanden und gewollt werden, denn: Digitalisierung ist eine Sache des Annehmens.

Wenn es nicht so wäre, hätten wir doch viel mehr Einsatz von Digitalisierung in unserem alltäglichen Arbeitsablauf: der Einsatz von Digitalisierung kann nur dann erfolgsversprechend sein, wenn Mitarbeitende den Zweck und die Zusammenhänge verstehen.

Deutschland hat vorbildliche 170 Jahre Industriegeschichte und befindet sich gerade in der Zeit der Neu-Aufstellung. Um den Vorsprung beizubehalten, bedarf es neben technologischem Fortschritt auch die Berücksichtigung der Arbeitskultur.

Gerade in Deutschland sollte die Digitalisierung im Arbeitsmanagement eher unterstützend sein, denn ohne den Menschen und seinen Visionen wird uns der Vorsprung auch bei der Digitalisierung auf Dauer nicht erhalten bleiben: der Mensch sollte mit seinen Visionen der Treiber des Fortschritts sein. 

Mit dem Verständnis des Alten nutzen wir die neuen Technologien, statt Innovationen in vollen Zügen zu verstehen und voll auszunutzen. Nach unseren langjährigen Erfahrungen missbrauchen wir bestehende Technologien, wie E-Mail, Excel und Laufwerk, anstatt neue Herangehensweisen und neue Methoden der Kollaboration wie zum Beispiel das Aufgabenmanagement 4.0 zu entwickeln. 

Lösungen „out-of-the-box“ bewirken keinen langfristigen Erfolg, weil sie den Menschen und die Arbeitskultur nicht mitberücksichtigen. Ein langfristig erfolgreicher, digitaler Ansatz ist nur möglich, wenn wir den Menschen beachten und die Lösungen demnach kreieren. Das Verständnis „out-of-the- box“ hat nicht funktioniert. Es heißt „Mach mal“ und der Mitarbeitende resigniert.

Meistens setzen wir in deutschen Unternehmen Online Kollaboration Lösungen aus anderen Arbeitskulturen ein. 

Dabei ist es essenziell, die Erfahrungen aus unserer Arbeitskultur miteinzubeziehen und weiter mit zu entwickeln. 

Deutschland kann den Vorsprung der Digitalisierung behalten, wenn wir immer das Ganze gesamtheitlich betrachten.

Intelligent digitalisieren bedeutet Digitalisieren on Demand.  

Fehler auf der administrativen und produktiven Ebene kommen immer wieder vor und sind positiv gewendet mit einem Antriebsstoff zu kontinuierlicher Verbesserung; aber nur dann, wenn konkrete Maßnahmen daran geknüpft sind. Dies ist im Produktionsprozess in der Regel gesichert. Fehler zeigen sich unmittelbar wie z. B. in Maschinenausfallzeiten oder aber werden schon aufgrund weitgehend standardisierter Prozesse und perfekter Abweichungsanalysen früh erkannt und auch abgestellt.  

Auf administrativer Ebene bietet sich ein anderes Bild. Zwar werden auch hier immer mehr Arbeitsprozesse definiert und einige auch umfassend programmtechnisch umgesetzt, so dass man auch hier aus den Fehlern lernen könnte. Für gravierende, offene Fehler wird das auch zutreffen. Weitgehend unentdeckt bleiben jedoch Fehler, die als solche gar nicht erkannt werden, da sie strukturell in das Arbeitsgeschehen eingebettet sind. Zu denken ist hier exemplarisch an den ungeregelten Umgang mit Informationen: Werthaltige Informationen werden z. B. als Email weitergegeben und gehen in der Emailflut einfach unter; Dokumente werden genutzt, die mangels Versionierung schon nicht mehr aktuell sind, Exceltabellen werden zu Berechnungen genutzt, von denen niemand weiß, woher sie stammen etc. Alles dies geht in die alltägliche Aufgabenlösung ein, oft mit der fatalen Folge, dass die Aufgabenlösung zwar vertretbar, aber nicht optimal ist. Mit Bezug auf den Endkunden ist aber nur eine optimale Lösung eine richtige Lösung. 

Es gibt Schätzungen, die diesen administrativen Fehlern ein weitaus größeres Schadensvolumen zuweisen als den produktiven Fehlern. Man könnte hier auch von einem Eisbergphänomen sprechen. Trotz dieses Gefährdungspotentials wird dem administrativen Bereich erstaunlicherweise nicht die gebührende Aufmerksamkeit zugeteilt. Es hat vielmehr den Anschein, als nehme man die Situation billigend in Kauf und wolle ernsthaft gar nicht wissen, welchen Gefährdungen man ausgesetzt ist. Diese Einstellung ist zwar nachvollziehbar. Sie verkennt aber, dass ein Unternehmen nachhaltig erfolgreich sein muss und dies kann es nur sein, wenn auf allen Ebenen des Unternehmens eine Nullfehlertoleranz anstrebt wird. 

 „Es ist besser, ein Licht zu entzünden, als jeden Tag auf die Dunkelheit zu schimpfen.“ (Konfuzius) 

Die Mehrheit der Mitarbeitenden in Unternehmen (ca. 75%) verlassen sich hauptsächlich auf ineffiziente, manuelle Tools und Methoden wie E-Mail, Excel, Telefonate und persönliche Treffen, um ihre Aufgaben zu erledigen. Teamleiter in Unternehmen verbringen wöchentlich fast zwei Tage mit Verwaltungsaufgaben, die für ihre Arbeit nicht essenziell sind - so die Erfahrungen der letzten Jahre. Wissensmitarbeitende / Information Worker verbringen genauso viel Zeit mit überflüssigen unproduktiven Aufgaben wie mit produktiver Arbeit. Neun von zehn Führungskräften erbringen unabhängig von Unternehmensgröße und Position administrative Aufgaben außerhalb ihres eigentlichen Tätigkeitsbereichs. Durchschnittlich verbringen sie damit pro Woche mehr als 15 Stunden, also ganze Arbeitstage. Daraus resultiert, dass jedem Zweiten die Zeit für strategischere Initiativen fehlt....